幹部職試験のインバスケットのコツ 5つのポイントを5分で理解

マネージャーや幹部職クラスの昇進・昇格試験でよく出題されるインバスケットの攻略方法について、民間企業で2年以上の管理職経験を持つ私のメソッドをご紹介します。お役に立てれば幸いです。試験結果等を保証するものではございませんので、ご了承ください。

このページの文字数は約2,100字です。平均的な日本人は 4分12秒で読めます

インバスケット試験の内容

インバスケット試験は、未処理案件(インバスケット)を処理する能力を格付けするための記述式試験です。例えば、

次のような状況で、

  • マネージャー就任初日
  • 2時間後に海外出張に出発する
  • 出発したら2週間は連絡が取れない

次のような未読メールが20件あり、

  • 取締役から、あなたのビジョンを聞かせて欲しい
  • 広報部から、近隣住民クレームについての相談
  • 生産部門から、トラブルの対応方法についての相談
  • 若手が辞めたいと言っている
  • 社内の不正行為の密告

次のような情報が与えられていて、

  • 自社の理念・ビジョン、組織の役割
  • 組織図、名簿
  • 直近の財務状況、売上構成
  • 取り巻く業界動向、他社情報

解答は、

ほぼ白紙の紙をたくさん渡され、案件No.と対応を記述します。複数の案件を1つの対応で済ますこともできますし、むしろ、そうするべきです。

インバスケット試験で意識すべき5つのポイント

案件の重要度と緊急度から優先順位を付けて取り組み、効果的で効率的な対応ができる能力を評価する側面もありますが、そもそも、幹部を選抜する試験であることを考慮すると、役員の立場から見て、どのような幹部が参謀として役に立つか、知っておく必要があります。では、具体的に解説していきます。

幹部職になると、上司となる部長や取締役から次の5つのパターンの質問を受けることがあります。幽遊白書の蔵馬も黄泉から同様の質問を受けています。

インバスケット 上司からの要求

青字の言葉の裏に(赤字の本音)が込められているので、それを意識して対応しないと優れた参謀にはなれません。上記の5つの要望に応えるためには、それぞれ次の能力が必要で、インバスケットでの評価項目と共通しています。

1. 情報把握力

「今、どういう状況?」は、昨日の日報や先週の週報の内容が知りたいのではなく、担当領域の現状と今後の見通しの概略を求めています。個別案件を順番に報告すると、上司から「要するにどういうこと?」と言われます。思い切って、自分が重要だと思う情報に絞り込みましょう。また、今後の見通しについては、リスクだけを列挙するのではなく、ポジティブな可能性も示したいところです。

2. 問題解決力

「じゃあ、どうする?」に対して、「さあ、どうしましょう。」はNG!自ら対策を立案しなければなりません。まず、問題(あるべき姿と現状のギャップ)を明確にして、対策を考えましょう。こちらの「問題把握力を理解する」もご参考下さい。特に、クレームの重要度と緊急度は高いので、初動と再発防止策の立案は忘れずに対応して下さい。

3. 決断力

「君の意見が聞きたい」と言われているのに、「保留にして帰国後にメンバーと相談してから回答」はNG!指示待ちもNG!自分でどうするか決断しましょう。しかし、ありきたりで妥当な目標を立てることを「決断する」とは言えません。一見無茶で妥当ではない、高めの目標を立てて初めて「決断した」と言えます。もし可能なら、数値で目標設定した方が高い目標だと説明しやすく、例えば、売上を10%アップではなく2倍にする、のような感じです。当然、その数字の設定の根拠と妥当性を説明する必要があります。こちらの「一流リーダーの「あるべき姿(目標)」の立て方」もご参考下さい。

4. 計画組織化力

「いつまでに?誰が?」は、「君の組織を回して!」という本音が込められています。責任や役割をなすりつけ合うのではなく、まずは、自分の管轄の組織を十分に活用することを考え、必要に応じて、関連部門へ働きかけましょう。

5. 実行管理力

「順調?」と聞かれて、「担当者を呼んできます」という対応を続けていると、「この人に聞いてもダメだ」と評価され、そのうち、スルー(無視)され、担当者に直接聞くようになります。いつでも報告できるように常にチェックできる体制や習慣が必要です。計画の際、どの段階で誰に何を報告するのか、指示しておくべきです。

まとめ

インバスケット試験では、

  • 現状と見通しの概略をまとめ、
  • 問題(あるべき姿と現状のギャップ)を明確にして対策を考えて、
  • 高い目標を設定し、その根拠を説明し、
  • 自分の組織と関連部門に具体的な指示(いつ誰が何を)を示し、
  • その際、どの段階で誰に何を報告するのか、指示しておく旨を記述する

ことを意識するだけで、おそらく平均的な格付けを受けられると思います。

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あと、ケーススタディ試験に加えて、適性検査として、JMAT や NMAT を実施されることもあります。こちらの問題集をどれか一つでもやっておくことを強くお薦めします。

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