Web会議・リモート面談に適した資料と進行

Web会議・リモート面談 資料と進行

Web会議やリモート面談では、リアルの場合と比べて、どうしても緊張感が低くなります。特に、5人以上で、カメラOFF、マイクOFFの場合、コーヒーを飲みながら、別件のメールに返信しながら、耳だけ参加するという、リアル会議ではあり得なかったことが、難なく実現できてしまいます。もし、自分がその会議の進行役や責任がある立場なら、参加者全員の気を引き付け、重要な意思決定をし、会議を有意義にしたいところです。そこで、3年以上の管理職経験がある私のメソッドをご紹介します。ご参考になれば幸いです。

会議開始前の10分で準備を整える

進行役は、開始時間の10分前から、カメラON、マイクONで参加して待機し、参加された人と雑談しつつ、通信が良好か確認しましょう。さらに、事前に会議案内をする時、「私は10分前から参加しているので、もし良かったら雑談にお付き合い下さい」のように、連絡しておきましょう。会議システムに慣れていないのか、ネットワークの調子が悪いのか、ただ忘れているのか、リアル会議よりも遅刻される人が多いような気がしますが、この案内をすることで、10分前に参加しようという意識を持ってもらえ、遅刻者が減り、定刻通りに会議を始められるかもしれません。
ちなみに、雑談の時間を無駄にしないためには、雑談力を身に着ける必要があります。次の書籍をご参照ください。

会議開始後の1分で会議のルールを示す

最低限、次の3点についてルールを決めておき、周知しましょう。

  • チャット機能は使用禁止?積極活用?
    5人を超える場合、チャットを積極的に活用することで、多くの人から意見を集めやすくなりますが、20人以上が同時にチャットを使うと、ニコ動みたいになり、読み流されてしまいます。書記役の人だけがチャットを使うというやり方もあります。進行役が判断しましょう。
  • カメラは常時ON?
    自分のカメラ映りが気になり、会議に集中できない人もおられるので、OFFでも構いませんが、3人程度なら、カメラをONにすることで、首を縦に振っている様子が伝わるので、円滑に話を進めやすくなります。進行役が判断しましょう。
  • 指名する旨の了承を得る。
    「Web会議だと、なかなか意見が出ないので、失礼ではありますが、私の方から、ご指名して、意見を求めることがあるかと思いますので、ご了承ください」と宣言し、少しだけ緊張感を持ってもらいましょう。

画面共有を活用する

メラビアンの法則かどうか分かりませんが、声の聴覚的な情報だけでは伝わりにくいので、画面共有して視覚的な情報を加えて、正確に伝えましょう。そのための資料を準備しておくことがとても重要です。その資料は、従来のリアル会議で使用した配布資料とは異なるので、ポイントをお伝えしておきます。

ワード、エクセルよりもパワーポイントの方が適しています。Teamsの場合、画面の縦横比がほぼ16 : 9になるので、パワーポイントのスライドのサイズはワイド画面(16 : 9)に設定しましょう。標準(4 : 3)では無駄が多くなります。

web会議・リモート面談_スライドサイズ

各自の画面の設定によりますが、自分が見ている画面よりも70%に縮小されて表示されていることを想定した資料作りをしましょう。フォントのサイズは、通常24ポイント、強調32ポイント、補足18ポイントが適当だと思います。

web会議・リモート面談_フォントサイズ

スライドショーを実行している時は、レーザーポインタとペンを活用しましょう。レーザーポインタは Ctrl+L のショートカットキーで実行でき、ペンは Ctrl+P のシートカットキーで実行できるので、スムーズに進めましょう。Laser と Pen で覚えましょう。あと、ペンで描いた線は、E キーを押せば消せます。消しゴム(Eraser)で覚えましょう。

web会議・リモート面談_スライドツール

あとは、好みになってきますが、
会議中のメモを共有したいので、画面の右側3分の1程度を開けておきましょう。
周囲1.5cm程度は、マージンとして開けた方がスッキリした印象になります。
行間のデフォルトは1行ですが、窮屈なので、1.5行の方が適しています。

web会議・リモート面談_テンプレート

Teams の本もあります。こちら(↓)をご参照ください。

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